第一步，称呼，这个非常之重要，称呼是谁是你要把这个情况向谁说明。
第二步就应该直奔整体，不能拖泥带水，把自己的情况全部讲清楚，最好有时间或者关键人物。
第三步就是总结第二段正文的内类，让读者跟着你的思维走，不会看了半天不清楚你在说什么，想解释说明什么。
第四步必须有的，比如“特此说明”这个最常用。
第五步最后一步也是关键的一步，自己的落款，一定要字迹清晰，下面还要注明时间。
